I Hjernesagen sætter vi stor pris på, at du vil bidrage med din viden, erfaring og kompetencer i din lokale Hjernesagsforening og i samarbejde med resten af bestyrelsen løfte opgaverne og glædes over, at tingene lykkes.
Det er et vigtigt, men også både sjovt og givende stykke arbejde, du nu skal i gang med: Det er en tillidspost, du beklæder, og du er valgt af medlemmerne, fordi de har en tro på, at du kan bidrage positivt til bestyrelsens arbejde de næste par år.
Du skal medvirke og bidrage til fællesskabet i bestyrelsesarbejdet, hvor du fx kan være med til at arbejde på at få politisk indflydelse lokalt, at samarbejde med myndigheder og andre organisationer, at udvikle aktiviteter i foreningen eller sammen med andre at bidrage til en god stemning i bestyrelsen, såvel som ved aktiviteterne m.m.
Du er kort sagt et vigtigt medlem i bestyrelsen.
Det kan være, at du får brug for inspiration, støtte eller hjælp undervejs, og her kan du altid se på Hjernesagens hjemmeside eller kontakte sekretariatet.
– Jens Bilberg, Landsformand i Hjernesagen
Hjernen skal være en folkesag, og alle danskere skal have en forståelse for, hvor unikt og vigtigt et organ, vores hjerne er! Den er afgørende for alt, hvad vi foretager os i livet – og derfor skal vi passe på den. Både for at forebygge stroke, altså blodpropper og blødninger i hjernen, hos den enkelte og for, at Hjernesagen med stor folkelig bevågenhed kan arbejde for at sikre bedre rammer og vilkår for både ramte og pårørende.
Landsforeningens formål
Det kan være godt at kende formålet i dit kommende bestyrelsesarbejde.
Landsforeningens formål er:
Hjernesagsforeningens formål
I Hjernesagsforeningens bestyrelse skal du arbejde for, at
Du er medlem i en demokratisk organisationHjernesagen er en klassisk forening med medlemsdemokrati. Det betyder, at medlemmerne har indflydelse på foreningens arbejde gennem valg og deltagelse i bestyrelsesarbejdet. Når du er medlem af Hjernesagen
Der er forskellige typer af medlemmer af Hjernesagen:
|
Generalforsamlingen er Hjernesagsforeningens øverste myndighed.
Det er på generalforsamlingen, at medlemmer kan være med til at sætte retningen for det kommende år i Hjernesagsforeningen og få indflydelse på, hvem der skal stå for det arbejde samt får mulighed for selv at opstille til bestyrelsen.
På generalforsamlingen vil følgende altid skulle vælges:
Det er op til generalforsamlingen, hvor mange bestyrelsesmedlemmer og suppleanter, den vil have. Ligeledes er det op til generalforsamlingen, om man vil vælge en næstformand. Det anbefales, at der vælges en næstformand, da bestyrelsen ikke er beslutningsdygtig ved fravær af formand eller næstformand.
Dagsorden for generalforsamlingen skal ifølge vedtægterne indeholde følgende:
I skal efter generalforsamlingen give sekretariatet besked om, hvem der er valgt til bestyrelsen. Det kan I gøre ved at udfylde indberetningsskemaet.
Som valgt til bestyrelsen er du valgt for to år ad gangen.
En bestyrelse kan være stor eller lille, men skal bestå af minimum 3 medlemmer, én formand, én kasserer og ét bestyrelsesmedlem.
Formanden og kassereren er valgt på generalforsamlingen, mens bestyrelsen selv kan beslutte, hvordan organiseringen og rollerne skal være i netop jeres bestyrelse. Det kan være, at I vil have en sekretær, en, som står for kommunikationen til medlemmerne, og/eller en, som er tovholder for jeres aktiviteter.
Alle bestyrelsesmedlemmer skal referere til formanden, fx ved udlæg og nye aktiviteter, så det evt. kan tages op på kommende bestyrelsesmøder.
Bestyrelsen
Link til video om bestyrelsesarbejde https://www.hjernesagen.dk/bestyrelsesarbejde/
Som bestyrelsesmedlem har du et ansvar for Hjernesagsforeningens arbejde og den måde i forvalter det ansvar I har fået i bestyrelsen af generalforsamlingen.
Der gælder det almindelige erstatningsansvar for bestyrelser, hvis I som bestyrelse handler uansvarligt eller uagtsomt. Dermed kan I blive gjort personligt ansvarlige – juridisk og økonomisk.
Det betyder, at du risikerer at påtage dig et personligt ansvar, hvis du handler i strid med aftalte retningslinjer (uden fuldmagt) eller uforsvarligt og i strid med det, man kan forvente af et almindeligt fornuftigt bestyrelsesmedlem.
Som en del af bestyrelsen skal du være opmærksomme på, at du selv er ansvarlige for at blive informeret om alle relevante forhold. Du skal derfor være opsøgende, nysgerrig og spørge ind til fx formandens og kassererens dispositioner.
I bestyrelsen planlægger I selv aktiviteter og arbejdsopgaver. Her er lidt inspiration til, hvordan I kan gribe det an.
Årshjul: Udarbejd et årshjul, så I har overblik over bestyrelsens opgaver for hele året. Find eksempel på årshjul her.
Aktivitetsplan: Lav en aktivitetsplan – hvilke aktiviteter vil I have i løbet af næste år?
Når I vil lave aktiviteter, så skal I være opmærksom på, at:
Kontakt sekretariatet ved behov for hjælp til udarbejdelse af årshjul og aktivitetsplan.
Alle i bestyrelsen har ansvar for at skabe et godt arbejdsklima og en god trivsel
For uddybning, se detaljeret kasserermanual, som findes her: https://www.hjernesagen.dk/regnskab/
Bestyrelsen fastlægger selv, om der skal udpeges yderligere personer til at have opgaver, men følgende roller kan med fordel overvejes:
Som bestyrelsesmedlem kan man arbejde politisk på forskellig vis. Det kan dreje sig om fx
Ved behov for sparring, kontakt sekretariatet
Bestyrelsen kan med fordel indgå samarbejder med interne og eksterne samarbejdspartnere for fx at udbrede kendskabet til Hjernesagen og hjernesagsforeningens arbejde og aktiviteter.
Ved behov for sparring omkring samarbejde med eksterne, kontakt sekretariatet
Eksempler på konkrete samarbejder:
Andre frivillige er vigtige medspillere ift. lokale aktiviteter. De skal ikke nødvendigvis være i bestyrelsen, men kan komme med ideer til aktiviteter i hjernesagsforeningen og bidrage med opgaver. Husk at frivilliges arbejdskraft og ressourcer kan være med til at aflaste jer i bestyrelsen!
Spørg ind til jeres medlemmers interesser, når de starter eller ved netværksmøder, så I kan planlægge aktiviteter, der er interesse for og tilslutning til. Måske nogle har særlig interesse, viden eller andre kompetencer, som kan bruges i planlægning af en aktivitet. Det kan være at spørge konkret til medlemmers interesse for fx fisketure, museumsbesøg, faglige oplæg, motionsaktivitet, julebanko eller fælles rejser.
Skab råderum til nye aktiviteter og anerkend frivilliges arbejdsindsats – også når den frivillige har ideer til aktiviteter, som I måske ikke selv havde tænkt at igangsætte
Skal I rekruttere frivillige til en bunden opgave eller aktivitet, kan I med fordel beskrive følgende, for at være sikker på, at de frivillige ved, hvad de siger ja til:
I kan læse mere om, hvordan I rekrutterer og fastholder frivilliges arbejde i jeres hjernesagsforening her.
Medlemsmøder
Aktiviteter
Som lokalforening har I jeres egen økonomi med jeres egen pengekasse. Som regel i form af en eller flere bankkonti og evt. en lille kontantkasse. Lokalforeningerne har gennemsnitligt en egenkapital på 50.000 kr., og det er jeres ansvar at holde styr på pengene.
I kan dertil lave en række procedurer for jeres økonomi.
Procedurerne bør inkludere:
Det kan umiddelbart lyde omstændeligt, men det er ikke så omfattende, når man først går i gang med det, og erfaringsmæssigt sparer det både tid og forebygger, at der opstår problemer på grund af økonomien.
Alle Hjernesagsforeninger har en mindre økonomi, som styres gennem en eller flere bankkonti. Der er ingen lønudgifter og dertil få faste udgifter. Der er derfor heller ikke meget vundet ved at spare på udgifterne. Dér, hvor lokalforeningen kan gøre en forskel, er ved at skaffe flere indtægter.
Der er følgende indtægtsmuligheder for hjernesagsforeningen:
Læs mere om indtægtsmuligheder her.
Når der udbetales godtgørelser, gaver og honorarer – og i visse situationer også når man giver gaver – mv. har man pligt til at oplyse det til SKAT. Af praktiske og administrative hensyn er det Hjernesagens sekretariat, der står for alle indberetningerne til Skat.
Der skal altid fuldt cpr.nr. med, når noget skal indberettes til SKAT.
Eksempler på indberetninger
Læs mere om kørselsgodtgørelse her.
Læs mere om gaver her.
Læs mere om honorar her.
Hvert år i april skal I indsende et årsregnskab til Landsforeningen. Reglerne fremgår af vedtægterne for Hjernesagsforeningerne, § 7.
Efter generalforsamlingen fremsender bestyrelsen det reviderede regnskab med dirigentpåtegning til landsforeningen.
Landsforeningen gennemgår regnskabet og skal bruge de oplysninger, der fremgår af skemaet, i forbindelse med fordelingen af udlodningsmidler, som foreningen er afhængig af som indtægtskilde.
Du kan læse mere om årsregnskab her.
I kan læse mere om regnskaber og finde skabeloner her.
Persondataforordningen
– også kendt som GDPR – betyder, at der er stramme regler for behandling og beskyttelse af personoplysninger samt rettigheder som borger.
Det betyder, at det er vigtigt, at du som bestyrelsesmedlem har styr på sikkerheden om de personoplysninger, bestyrelsen behandler.
Personoplysninger er enhver form for information, der kan henføres til bestemte personer. Det kan bl.a. være navn, personnumre eller et billede, hvor det i praksis er muligt at identificere en person ud fra de pågældende oplysninger eller i kombination med andre.
Hvad skal I være bevidste om?
I skal derfor være bevidste om, at
Ved brud på GDPR
Kontakt direktøren straks, hvis du fx mister personfølsomme oplysninger fra jeres hjernesagsforening, så dette kan meldes til datatilsynet. Brud skal meldes til Datatilsynet indenfor 72 timer.
Vil du vide mere om GDPR, kan du læse her.